Informare cu privire la
prelucrarea datelor cu caracter personal
Utilizarea de către dumneavoastră a site-ului ecoforestlife.ro, precum și direcționarea de fonduri (donații, sponsorizări) către noi, activitățile dumneavoastră de voluntariat și prelucrării ulterioare de către noi (Asociația Eco Forest Life) de date cu caracter personal, în condițiile și pentru scopurile prevăzute în prezenta notă de informare.
Tipurile de date pe care le prelucrăm
Date de identificare: nume, prenume, data nașterii și locul nașterii, număr şi serie carte de identitate, cod numeric personal, autoritate emitentă a cărții de identitate, adresă de domiciliu, sex, limbă.
Date de contact: număr de telefon, adresă de e-mail, profilurile dumneavoastră de social media, în măsura în care decideți să ne contactați prin intermediul acestora.
Date bancare: cont bancar.
Date legate de activitățile de voluntariat: imagine, numele minorului, în cazul în care ca voluntar sunteți responsabil(ă) pentru acesta.
Cum folosim datele dumneavoastră?
Pentru a gestiona donațiile / sponsorizările / redirecționările de impozit primite
În vederea desfășurării activităților noastre de bază, respectiv colectarea de fonduri, efectuăm activități ce țin de contabilitate, cum ar fi eliberarea chitanțelor, a facturilor, ținerea evidenței contabile și gestionăm istoricul sumelor primite.
În funcţie de modalitatea de plată sau de platformele online alease pentru donații, datele dumneavoastră vor fi colectate de către următorii parteneri:
...
Ce date folosim?
În vederea gestionării donațiilor / sponsorizărilor / redirecționării de impozit, folosim nume, prenume, număr de telefon, adresă de e-mail și date bancare, după caz, în funcție de datele colectate și transmise către noi de către partenerii menționați la punctul 1 de mai sus.
Cât timp păstrăm datele dumneavoastră?
Pentru a putea face dovada relaţiei pe care o avem cu dumneavoastră, păstrăm datele cu caracter personal prelucrate în vederea executării contractului de donație / sponsorizare pentru o perioadă de trei ani de la momentul efectuării donației. În acest sens, dovada donației, acolo unde este cazul, și alte documente şi informaţii despre situaţia plăților.
De asemenea, din rațiuni fiscale, suntem obligați să păstrăm registrele de contabilitate și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară timp de 10 ani de la momentul înregistrării.
Dezvăluim datele dumneavoastră?
Datele prelucrate în acest scop nu sunt dezvăluite altor persoane.
Baza legală pentru prelucrarea acestor date
Realizarea donației, precum și prevederile legale contabile și fiscale.
Pentru activitățile de voluntariat
Puteți participa la acțiunile de voluntariat fie individual, fie prin intermediul angajatorului dumneavoastră.
În cazul în care participați la acțiunile de voluntariat în mod individual, vom încheia un contract de voluntariat, conform cerințelor legale.
Participarea la activitățile noastre de voluntariat prin angajator presupune crearea de către noi a listelor de prezență.
Pentru a participa la activități în calitate de voluntar, indiferent dacă e o participare individuală sau prin angajator, este nevoie de luarea la cunoștință și acceptarea prevederilor referitoare la securitatea și sănătatea în muncă. Astfel, fiecare voluntar va semna, după ce i se face instructajul referitor la securitatea și sănătatea în muncă, procesul-verbal de luare la cunoștință și acceptare a condițiilor de muncă. De asemenea, fiecare voluntar va semna pentru primirea uneltelor și a echipamentului de lucru.
În cadrul activităților de împădurire cu voluntari, vom realiza imagini foto și video care vor fi afișate pe paginile noastre de social media.
Ce date folosim?
Pentru activitatea de evidență a împăduririi cu voluntari individuali folosim datele de identificare și datele de contact, iar pentru tutorii cu copii minori, și numele minorilor.
Pentru activitatea de evidență a împăduririi cu voluntari prin angajator folosim nume, semnătură, adresa de e-mail, iar pentru tutorii cu copii minori, și numele minorilor.
Pentru activitatea de înregistrare foto-video, folosim imaginea voluntarilor, inclusiv a minorilor în grija voluntarilor tutori.
Cât timp păstrăm datele dumneavoastră?
În cazul în care încheiem un contract de voluntariat, vom păstra datele cu caracter personal cuprinse în acesta pe toată durata relației contractuale menționate în contract și pentru o perioadă de 3 ani de la încetarea acesteia.
Păstrăm listele de prezență și luare la cunoștință și acceptare a regulilor de securitate și sănătate în muncă timp de 3 ani.
Imaginile publicate pe canalele social media vor fi păstrate pe o durată de un an. Anumite imagini pot fi selectate să facă parte din materiale de prezentare/marketing care vor fi folosite pe o perioadă de până la cinci ani. Apoi, aceste materiale vor fi arhivate.
Dezvăluim datele dumneavoastră?
Nu dezvăluim informațiile din contractele de voluntariat încheiate, listele de prezență și luare la cunoștință și acceptare a regulilor de securitate și sănătate în muncă decât autorităților însărcinate cu controlul acestor date, la cererea acestora.
Imaginile foto-video înregistrate în cadrul acțiunilor de împădurire vor fi distribuite pe pagina noastră de Facebook. În plus, anumite imagini selectate și încorporate în materiale de prezentare ale Asociației Eco Forest Life pot fi difuzate și pe pagina noastră de LinkedIn și pe canalul nostru Youtube. De asemenea, aceste imagini vor fi partajate și cu angajatorul dumneavoastră, în cazul în care ați ajuns la acțiune prin angajatorul dumneavoastră.
Baza legală pentru prelucrarea acestor date
Pentru încheierea contractului cu voluntari individuali, baza legală de prelucrare a datelor este încheierea și executarea contractului.
Pentru prelucrările datelor voluntarilor prezenți la acțiuni prin angajator baza legală de prelucrare este obligația noastră legală, pentru crearea listelor de acceptare a securității și sănătății în muncă, iar pentru adresa de e-mail, interesul legitim.
În cazul tuturor voluntarilor participanți la acțiunile de voluntariat, avem obligația legală de a efectua instructajul privind securitatea și sănătatea în muncă, astfel încât baza legală a acestei prelucrări este legea.
În ceea ce privește imaginile foto-video înregistrate cu ocazia acțiunilor de împădurire, captarea și publicarea acestora se fac cu permisiunea dumneavoastră atunci când sunt imagini individuale (portrete). În cazul în care vom dori să utilizăm anumite imagini individuale pentru a fi încorporate în materialele de prezentare ale Asociației Eco Forest Life, vă vom cere permisiunea dumneavoastră înainte. Imaginile de grup sunt captate și publicate în baza interesului nostru legitim de a face cunoscute acțiunile de împădurire.
În măsura în care nu doriți să fiți fotografiați puteți să precizați acest lucru fotografilor, și de asemenea puteți să nu vă alăturați grupurilor fotografiate. Pentru orice solicitări de ștergere a unor fotografii de pe paginile noastre social media ne puteți contacta folosind adresa de e-mail contact@ecoforestlife.ro.
Pentru activități de marketing și informare
În vederea promovării activității Asociației noastre, realizăm comunicări referitoare la activitatea acesteia, cum ar fi rapoarte de activitate.
Ce date folosim?
Nume, adresă de e-mail.
Cât timp păstrăm datele dumneavoastră?
Datele de contact pentru acest scop de prelucrare sunt păstrate atât timp cât nu vă retrageți din lista noastră de abonați.
Dezvăluim datele dumneavoastră?
Datele prelucrate în acest scop nu sunt dezvăluite altor persoane.
Baza legală pentru prelucrarea acestor date
Consimțământul dumneavoastră.
Pentru scopuri statistice şi de analiză
Pentru a analiza activitatea noastră, pentru rapoartele anuale ale Asociației Eco Assist și pentru a ne ajuta să facem procesul de voluntariat și de donație mai ușor de accesat de către persoanele interesate, extragem, transformăm în date cu caracter anonim, combinăm și agregăm datele dumneavoastră cu cele ale altor donatori sau voluntari, după caz, pentru a avea o imagine statistică cu privire la baza noastră de voluntari și donatori.
Ce date folosim pentru a realiza aceste statistici?
Sume donate, numărul de participări la acțiunile de voluntariat, numărul donatorilor.
Cât timp păstrăm datele dumneavoastră?
Vom păstra rapoartele statistice pe durata necesară utilizării lor.
Dezvăluim datele dumneavoastră?
Rezultatele rapoartelor statistice (care nu permit identificarea datelor dumneavoastră sau individualizarea dumneavoastră) şi analizele bazate pe aceste rapoarte nu sunt dezvăluite terților.
Baza legală pentru prelucrarea acestor date
Scop de prelucrare compatibil cu scopul inițial al prelucrării datelor cu caracter personal.
Pentru a ne îndeplini obligațiile legale
Avem obligația ca, la solicitarea autorităților publice, întocmită în conformitate cu prevederile legale aplicabile, să comunicăm către acestea datele dumneavoastră, ca de exemplu în cazul în care primim o solicitare de informații de la o autoritate publică în cadrul unei investigații cu privire la calitatea dumneavoastră de donator.
Ce date trebuie să păstrăm?
Datele dumneavoastră de contact, informații cu privire la donație.
Pentru cât timp păstrăm datele dumneavoastră?
Vă vom păstra datele pe toată durata necesară folosirii acestora, astfel cum este indicat de către autoritatea competentă şi în conformitate cu prevederile legislației aplicabile în vigoare.
Baza legală pentru prelucrarea acestor date
Obligație legală.
Dețineţi controlul asupra datelor dumneavoastră
Puteţi controla modul în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, exercitând oricare dintre următoarele drepturi/opțiuni, oricând doriţi.
Accesarea datelor: puteţi solicita o copie a datelor cu caracter personal pe care le deținem despre dumneavoastră.
Rectificarea datelor: dacă datele pe care le deținem despre dumneavoastră sunt inexacte sau incomplete, puteţi solicita rectificarea lor.
Opoziţia la prelucrarea datelor: ne puteți solicita să încetăm anumite activități de prelucrare. În funcție de baza legală a prelucrării, vom analiza cererea, situaţia de fapt, precum şi prevederile legale aplicabile şi vom reveni în termenul legal cu detalii despre implementarea solicitării.
În cazul în care veţi alege să nu vă mai prelucrăm datele cu caracter personal în scopuri de marketing și informare și nici să mai primiţi vreo comunicare în legătură cu aceste activități, indiferent de canalul ales ca mijloc de comunicare, vom opri orice astfel de prelucrare.
Ștergerea datelor: ne puteți cere să ștergem datele cu caracter personal pe care le deținem despre dumneavoastră, printr-o notificare in scris pe hartie sau email. Vom analiza cererea în conformitate cu motivele ce justifică solicitarea şi vom reveni în termenul legal cu detalii despre implementarea ei. Ca abordare generală, la data expirării perioadelor de timp de păstrare a datelor, astfel cum sunt identificate mai sus, datele dumneavoastră vor fi fie şterse, fie anonimizate.
Restricționarea prelucrării: puteți să solicitați restricționarea prelucrării. Vom analiza cererea în raport de cazurile de restricţionare prevăzute de lege şi vom revenim în termenul legal cu detalii despre implementarea ei (acesta este un drept nou conform Regulamentului).
Retragerea consimțământului: în cazul în care v-ați dat consimțământul pentru o prelucrare de date, îl veţi putea retrage oricând, printr-o notificare in scris pe hartie sau email. Vom înregistra retragerea fără întârzieri nejustificate.
Cine suntem
Operatorul de date cu caracter personal este Asociația Eco Forest Life, CIF 49796134, Banca Transilvania: RO45BTRLRONCRT0CR3195201, adresă e-mail generală: contact@ecoforestlife.ro.
Autoritatea de Supraveghere: De asemenea, puteţi să înaintaţi o plângere în fața Autorităţii Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (http://www.dataprotection.ro/).
Actualizări viitoare
Conținutul acestei Informări poate suferi modificări ca urmare a actualizării gamei de servicii pe care le prestăm. Vă recomandăm să salvați versiunea curentă a notei de informare de pe site-ul ecoforestlife.ro și să îl vizitați ori de câte ori doriți să consultați versiunea în vigoare a Informării.